厦门ISO45001认证，泉州，漳州ISO45001认证，记录缺失怎么办？ISO 45001认证补资料应急指南

厦门ISO45001认证，泉州，漳州ISO45001认证，记录缺失怎么办？ISO 45001认证补资料应急指南

在ISO 45001认证审核中，记录缺失是常见的不符合项，可能导致认证失败或被要求限期整改。以下从问题定位、补救措施、预防机制三方面提供系统性解决方案，帮助企业快速响应并满足认证要求。

一、记录缺失的常见类型与影响

二、补救措施：分阶段快速响应

1. 紧急补救阶段（1-3天）

• 1 成立专项小组：由管理者代表牵头，质量、安全、行政等部门组成，明确责任分工。

• 2 全面梳理缺失记录：根据ISO 45001标准条款（如6.1.2、7.2、7.4、7.5、9.1.1、9.2.2、10.2），列出所有缺失记录清单。

• 3 制定补救计划：按记录类型、紧急程度、补救难度排序，优先补救高风险记录。

2. 补救实施阶段（3-7天）

• 1 合规性记录补救：

• 1）联系外部机构获取缺失文件（如检测报告、许可证）。

• 2）整理现有文件，补充签署、日期、版本号等信息。

• 2 管理记录补救：

• 1）重新制作缺失的表格或报告（如风险评价表、培训记录表）。

• 2）通过访谈、追溯等方式补充关键信息（如培训内容、考核结果）。

• 3 电子记录补救：

• 1）恢复被删除的文件（如有备份）。

• 2）对电子记录进行时间戳、操作日志等防篡改处理。

3. 验证与提交阶段（7-10天）

• 1 内部验证：由专项小组对补救记录进行交叉审核，确保真实性、完整性、可追溯性。

• 2 提交审核：将补救记录整理成册，附上说明文件，提交给认证机构。

• 3 跟进反馈：及时响应认证机构的疑问，补充额外信息。

三、预防机制：长期合规保障

1. 完善记录管理制度

• 1）制定《记录控制程序》：明确记录的分类、编号、填写、保存、销毁等要求。

• 2）建立记录清单：按ISO 45001条款分类，明确每类记录的保存期限、责任部门。

2. 加强培训与意识提升

• 1）开展记录管理培训：对全员进行记录填写、保存、归档等培训。

• 2）强化高层重视：将记录管理纳入管理者代表的职责，定期检查。

3. 引入信息化工具

• 1）使用EHS管理系统：实现记录的电子化、自动化管理，减少人为错误。

• 2）设置提醒功能：对即将到期的记录（如许可证、检测报告）设置提醒。

4. 定期内部审核与管理评审

• 1）增加记录审核频次：在内部审核中，将记录管理作为重点审核项。

• 2）管理评审输入：将记录管理有效性纳入管理评审，持续改进。

四、示例：培训记录补救模板

五、注意事项

• 1 真实性原则：补救记录必须真实反映实际情况，严禁伪造数据。

• 2 可追溯性原则：记录应能追溯到相关活动、人员、时间。

• 3 持续改进原则：通过记录缺失问题，反思管理体系漏洞，持续改进。

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